如果想让会议取得成功，成立专门的临时小组负责特别的工作，这样可以做到分工明确，提高工作效率。我们可以先制定一个计划，然后确定时间、地点、人员、活动、过程等。然后通过领导的审查，指挥实施和规划岗位。每年通常会根据行业特点、企业结构、企业文化、季节特点、成本预算等设置不同类型的会议，如答谢客户、员工总结、公司总结、企业联盟、年终奖、公司聚餐等。
会议策划的活动计划是其中关键的环节之一。在活动计划中，要包括活动的总体目标、时间、形式、一般流程和费用预算。需要准确的分析和制备。如果你觉得你的活动计划更受欢迎，你也可以准备更多的计划方案，把它们备用。
在制定企业会务的策划方案时，一定要明确主题是什么。换句话说,它必须符合公司的类型,以及参与的年度会议上,领导对此事的关注,公司的年度业绩、成本预算的活动,会务的概念,等分配各级细节,指定实施计划。当然，这也不能排除公司会务主题策划过程中包含的创意设计元素。只有将这些要素综合起来，才能保证公司会务的策划更加完善。
会展的设备是优质的、粗糙的还是只是坏的?这是否符合公司的品牌形象?这是不正常吗?会展的图片或文字是否合适?一系列的问题需要提前检查。不允许在会展活动当天突然发现年会设备存在质量问题，从而干扰活动。
