如果想让会议取得成功，成立专门的临时小组负责特别的工作，这样可以做到分工明确，提高工作效率。我们可以先制定一个计划，然后确定时间、地点、人员、活动、过程等。然后通过领导的审查，指挥实施和规划岗位。每年通常会根据行业特点、企业结构、企业文化、季节特点、成本预算等设置不同类型的会议，如答谢客户、员工总结、公司总结、企业联盟、年终奖、公司聚餐等。
会展的设备是优质的、粗糙的还是只是坏的?这是否符合公司的品牌形象?这是不正常吗?会展的图片或文字是否合适?一系列的问题需要提前检查。不允许在会展活动当天突然发现年会设备存在质量问题，从而干扰活动。
如何让众多的活动参与者在签到、汇报工作、餐饮、休闲娱乐、学习培训、交流沟通等各个阶段都得到自己想要的东西。此外,也需要处理紧急事件可能发生在任何时间和地点,如发言人没有立即出现,极端天气或声音错误,等等,这些都是在规划活动的过程中必须充分考虑各种不确定因素为了更好地展示精心安排的计划!
毫无疑问，召开会务是有目的的。这时，就有必要弄清楚谁是主角的目的。如果是老板、领导干部看到的，那就全看老板喜欢什么了。如果他喜欢庄严，他就会策划一个庄严的会务。如果他热爱中国传统文化，会务将更诗意、更如画。(大多数会务也是老板的，所以先弄清楚老板喜欢什么)
假如老板不自恋，那就看其他人感兴趣什么。职工就投票调查，消费者就问市场部门，依据会务受众来明确会务的呈现方式是很重要的。
