会议策划者与酒店或其他机构之间的协调对于会议各项活动的顺利进行非常重要。如果上午的会议活动不能按计划进行，似乎午餐时间也会中断。这些临时的变动必须及时通知会议服务经理，以便厨房根据新的时间安排调整行动。
场地总体布局可分为内场和外场。
外场布置包括酒店餐厅外场、大厅、宾客路线和宴会厅接待室。外场的布置主要是引导来宾前进的方向，让他们提前体验企业会展的气氛。
因此，招牌/背景墙/洗手盆通常布置在显眼的地方。会议厅前厅可设置签到台、合影处、互动场所。如果有茶歇，也可以安排点心区。
室内部分包括舞台、灯光、音响、餐桌椅的基本搭配。需要注意的是，舞美效果的分配应根据场地的大小和会展方案的需要而定。重要的是要考虑现场的安全因素，确保会场的安全。
在展台的设计装饰中，展示道具是非常重要的，主要是因为展示道具是根据展品的要求设计制作的。不同的建模和功能需求和成本是不同的。因此，展台设计装修的总成本直接关系到装饰道具的摆放和数量的大小。对于一般对展示道具要求严格的商家，展位设计装修的整体成本会略高一些。
年会的主题设计对于年会的策划是必不可少的。年会的主题设计包括年会的主题名称、年会的主题形式、年会的主题口号等。年度会议的计划进行年度会议的主题,所以步应该做好,确保年度会议的主题可以突出显示在年度会议的规划过程,加深参与者的年度会议的印象。
