会议策划公司一定要了解公司举办会议的需求，这是基本也是关键的。“一切以客户为中心”是大多数会议策划公司的宣言，也是大多数会议策划公司努力实现的目标。于是客户成为整个年会策划的出发点。了解公司的需求并不是随便聊聊就能做到的。这实际上是非常麻烦的。公司的会议策划需要对公司进行深入的调查，了解公司的员工，之后掌握大部分员工对演出的期望，以及公司对这次会议的主题、风格和看法。
在当前性能和预期性能之间进行选择。例如，当公司了解到公司员工自己的绩效计划时，大多数员工会刻意回避这些已有的绩效。例如，如果公司员工中有很多优秀的大型舞蹈，那么会议策划公司就不推荐舞蹈;如果公司员工基本没有Opera，我们可以考虑增加一个外部的Opera演出。另一方面，它是根据客户的需求而定的。例如，如果公司曾经演出过任何节目，不愿意再次演出，就应该尽量避免这样的演出。
会议策划公司好是围绕着可用的财务资源的多少来策划年会活动，只用几分钟的时间来进行预算，这样既可以节省资金或者更好的分配预算，又可以通过剔除昂贵的变量来节省大量的时间。
公司会展的安排应尽量因材施教。这是不可否认的，不仅公司会展是这样安排的，各种教学也是如此。如何安排公司会展，确保因材施教?首先，导师必须对每次会展的项目参与者有一个初步的了解。对于公司会展的负责人来说，好由公司员工自己汇报方案。根据项目，导师可以大致了解员工的基本才能。然后，根据员工的才华和喜好，进行有目的性的安排，为每个员工选择合适的会展方案，用自己教授的方法，会更好的安排公司会展的效果。
