会议策划公司一定要了解公司举办会议的需求，这是基本也是关键的。“一切以客户为中心”是大多数会议策划公司的宣言，也是大多数会议策划公司努力实现的目标。于是客户成为整个年会策划的出发点。了解公司的需求并不是随便聊聊就能做到的。这实际上是非常麻烦的。公司的会议策划需要对公司进行深入的调查，了解公司的员工，之后掌握大部分员工对演出的期望，以及公司对这次会议的主题、风格和看法。
会议策划公司好是围绕着可用的财务资源的多少来策划年会活动，只用几分钟的时间来进行预算，这样既可以节省资金或者更好的分配预算，又可以通过剔除昂贵的变量来节省大量的时间。
如果想让会议取得成功，成立专门的临时小组负责特别的工作，这样可以做到分工明确，提高工作效率。我们可以先制定一个计划，然后确定时间、地点、人员、活动、过程等。然后通过领导的审查，指挥实施和规划岗位。每年通常会根据行业特点、企业结构、企业文化、季节特点、成本预算等设置不同类型的会议，如答谢客户、员工总结、公司总结、企业联盟、年终奖、公司聚餐等。
一个专业的会务，节目活动是不可缺少的。有创意的节目可以调动现场的气氛，展现员工的精神面貌。因此，会务策划者在安排节目活动时要注意一些有创意的设计思路。歌舞表演是每届会务容易炫耀的。无论是一段劲爆的舞曲，还是一种民族风格，还是性感、迷人、火辣，制服和整洁的姿势通常都能成为整个活动的焦点。
